Gudang pada umumnya memiliki fungsi sebagai tempat penyimpanan barang guna mempermudah dan memaksimalkan distribusi barang. Namun tidak hanya sekedar disimpan, barang-barang yang ada di gudang juga perlu dikelola sedemikian rupa agar tidak rusak dan menimbulkan kerugian.

Pada umumnya semua gudang dilengkapi dengan Warehouse Management System (WMS) untuk memudahkan pengelolaan barang. Jika Anda menggunakan komputer pribadi dalam skala kecil yang tidak dilengkapi dengan WMS, Anda dapat mencoba tips di bawah ini.

1. Tetapkan jumlah stok minimal dan maksimal

Langkah pertama yang dapat dilakukan adalah menentukan jumlah minimal dan maksimal stok yang akan disimpan di gudang. Menetapkan jumlah minimum ini untuk menghindari kekurangan atau kehabisan stok saat permintaan tinggi. Jumlah minimum tersebut bisa menjadi acuan bagi Anda untuk segera mengisi kembali persediaan. Sementara itu, jumlah maksimal ditetapkan untuk mengurangi potensi kerusakan barang akibat penumpukan.

2. Membuat pencatatan data yang akurat

Salah satu aspek penting yang dibutuhkan dalam pengelolaan barang di gudang adalah pencatatan mengenai data yang berhubungan dengan barang. Data yang dihasilkan harus kredibel dan akurat, agar memudahkan pengecekan barang secara langsung. Akan lebih optimal jika perekaman data dilakukan dengan menggunakan program atau sistem tertentu. Namun, jika gudang pribadi Anda tidak dilengkapi dengan sistem yang memadai, Anda dapat menggunakan alat yang sudah dikenal seperti Microsoft Excel.

3. Pisahkan barang lama dari barang baru

Pemisahan barang antara lama dan baru akan mempengaruhi proses pencatatan data. Hal ini juga akan memudahkan Anda untuk mengetahui berapa banyak produk lama yang tersisa, dan proses keluar (outgoing goods). Kamu bisa melakukannya dengan membedakan penempatan item, seperti menempatkan item lama di depan dan menempatkan item baru di belakang. Itu juga bisa ditandai dengan label.

4. Gunakan metode FIFO dan FEFO

Cara lain yang dapat dilakukan selain memisahkan antara barang lama dan baru adalah dengan menerapkan metode FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out). FIFO artinya barang yang datang lebih dulu akan dikeluarkan lebih dulu, sedangkan FEFO artinya barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa paling awal akan dikeluarkan lebih dulu. Anda bisa memberi tanda pada barang pertama yang masuk, dengan begitu akan lebih mudah untuk mengetahui mana yang diproduksi lebih dulu dan mana yang kadaluarsa lebih dulu.

5. Lakukan Stock Opname

Pada dasarnya Stock Opname adalah proses pengecekan kesesuaian jumlah barang yang disimpan di gudang dengan jumlah yang tercatat di data. Biasanya stock opname dilakukan dengan bantuan sistem, namun bisa juga dilakukan secara manual. Ini hanya sedikit lebih rumit dan memakan waktu. Hal ini perlu dilakukan secara berkala untuk menghindari masalah ketersediaan barang.

Beberapa hal di atas merupakan langkah dasar pengelolaan stock di gudang yang masih bisa dilakukan secara manual. Melihat perkembangan teknologi digital di era saat ini, langkah-langkah tersebut akan lebih optimal jika dilakukan dengan bantuan sistem yang memadai. Gudang2go menyediakan layanan sistem manajemen gudang untuk gudang pribadi Anda. Jadi tunggu apalagi, jadikan gudang Anda lebih optimal. Untuk informasi lebih lengkap, silahkan kunjungi website Gudang2go.com