Dalam berbisnis, proses pengiriman barang tentu menjadi hal yang tidak bisa dihindari. Kegiatan pengiriman barang biasanya terjadi atas permintaan penjual ke pemasok atau dari pembeli ke penjual. Proses pengiriman barang tidak dapat dilakukan jika dokumen persyaratan tidak lengkap. Salah satu dokumen penting yang harus ada dalam proses pengiriman barang adalah dokumen perjalanan.

Delivery order adalah dokumen pengantar barang yang akan dikirim ke pelanggan, umumnya delivery order dibuat oleh pihak yang akan mengirimkan barang. Dokumen perjalanan memuat beberapa informasi yang terdiri dari:

1. Nomor surat pengirim

2. Informasi barang dan pengiriman yang terdiri dari:

A. Nama barang Jumlah barang Berat barang Nama dan alamat pengirim

B. Nama tujuan dan alamat

3. Tanda tangan kedua belah pihak

Contoh surat jalan

Gambar 1. Surat Perjalanan (detik.com)

Surat jalan terdiri dari 3 lembar kertas dengan warna dan kegunaan yang berbeda.

1. Lembaran putih sebagai bukti bahwa barang sudah diserahkan kepada pembeli

2. Lembaran merah nantinya akan diberikan kepada pembeli sebagai bukti pemesanan barang

3. Lembaran kuning akan disimpan oleh perusahaan sebagai arsip

Adanya delivery order saat pengiriman berfungsi sebagai bukti bahwa pengiriman dilakukan secara legal, tentunya hal ini memudahkan birokrasi di daerah tertentu ketika ada pengecekan oleh petugas. Dokumen ini juga berfungsi sebagai alat konfirmasi apabila barang telah diterima, atau untuk melakukan klaim asuransi apabila terjadi kerusakan dalam pengiriman.

Karena fungsinya yang cukup krusial, pastikan sebelum bepergian semua dokumen yang dibutuhkan sudah lengkap. Hal ini untuk kelancaran proses pengiriman dan keakuratan barang yang diterima oleh customer.