Pengertian stock opname

Stock opname adalah kegiatan menghitung stok barang di gudang sebelum dipasarkan. Kegiatan ini masuk dalam kategori Inventory Management, memastikan jumlah stok di gudang sama dengan jumlah stok yang tercatat di pembukuan. Dalam pelaksanaannya, kegiatan ini juga meliputi pemeriksaan langsung dan penataan posisi barang sehingga memudahkan proses outbond.

Apa pentingnya melakukan stock opname?

Mungkin ini menjadi banyak pertanyaan, mengapa stock opname sangat penting untuk dilakukan? Sebagaimana telah dijelaskan di atas, stock opname dilakukan untuk memastikan jumlah stok yang tersedia sesuai dengan jumlah yang tercatat di pembukuan. Ketika terjadi perbedaan maka proses bisnis akan terganggu sehingga berdampak pada pelayanan kepada pelanggan yang tidak maksimal. Namun, hal ini dapat dicegah dengan mengirimkan ayat jurnal penyesuaian.

Kegiatan stock opname yang optimal akan memberikan kemudahan bagi pelaku usaha untuk melakukan evaluasi dan perbandingan dari tahun-tahun sebelumnya serta mengetahui produk apa yang paling banyak diminati dan kurang diminati oleh pelanggan. Pelaku usaha juga lebih mudah untuk memantau manajemen stok yang dapat menyebabkan penumpukan, mempertimbangkan apakah perlu menyediakan stok lebih banyak, dan menentukan waktu yang tepat untuk pengisian kembali.

Kapan perusahaan melakukan stock opname?

Mengenai kapan stock opname yang sebenarnya akan dikembalikan kepada kebijakan yang berlaku di masing-masing perusahaan. Tidak ada ketentuan yang mengharuskan stock opname dilakukan setiap hari. Pelaksanaan stock opname juga disesuaikan dengan life cycle dan demand masing-masing produk. Namun pada umumnya stock opname dilakukan dalam beberapa periode waktu.

1. Harian & Mingguan

Perhitungan stok harian dan mingguan biasanya dilakukan oleh perusahaan yang bergerak di bidang Fast-Moving Consumer Goods (FMCG) dengan siklus hidup yang cepat seperti supermarket. Perusahaan lain yang biasa melakukan stock opname setiap hari adalah restoran, karena mereka perlu mengecek kualitas bahan baku yang akan diolah.

2. Berkala

Berkala artinya perusahaan akan melakukan stock opname setiap 1 bulan, setiap 3 bulan (triwulan), setiap 4 bulan (triwulan), setiap 6 bulan atau setiap tahun sekali. Hal ini dikembalikan kepada urgensi masing-masing perusahaan.

3. Acara & Hari Besar

Tidak hanya berdasarkan jangka waktu tertentu, perusahaan biasanya melakukan stock opname pada saat ada event promosi bulanan seperti HARBOLNAS atau hari raya seperti Idul Fitri dan Natal.

Tahapan Melakukan Stock Opname

Stock opname tidak hanya dilakukan satu kali kemudian langsung selesai. Tidak bisa dilakukan sendiri, diperlukan tim untuk melakukan perhitungan dan pencatatan. Kegiatan ini membutuhkan beberapa tahapan untuk mencapai titik optimal. Berikut beberapa langkah yang perlu dilakukan untuk mengoptimalkan stock opname:

1. Tahap awal

Tahap awal ini dilakukan beberapa saat sebelum hari H stock opname, biasanya satu minggu sebelumnya. Pada tahap ini yang perlu dilakukan adalah komunikasi dengan tim di gudang untuk :

A. Berikan label berupa barcode pada barang yang akan dihitung.

B. Rapikan penataan barang berdasarkan kategori barcode yang telah dipasangkan

C. Beri label dan pisahkan item yang tidak dihitung

D. Pastikan semua item diberi tag

2. Tahap persiapan

Setelah melakukan tahapan awal, maka perlu dilakukan tahapan persiapan. Tahapan ini biasanya dilakukan satu hari sebelum pelaksanaan. Adapun persiapan yang dilakukan adalah :

A. Melakukan briefing kepada tim untuk memberikan pembagian tugas secara detail, sehingga dapat dipahami.

B. Melengkapi semua data mengenai inbound dan outbound sampai dengan jam operasional terakhir sebelum stock opname.

C. Pastikan Anda tidak lagi menerima permintaan untuk proses masuk dan keluar saat mengumpulkan data.

3. Tahap Implementasi

Pada tahap implementasi, hal-hal yang perlu dilakukan adalah:

A. Memastikan semua data sudah diinput ke dalam sistem program, untuk dicetak dan didistribusikan ke tim akunting dan tim audit.

B. Melakukan proses stock opname per kategori. Beri tanda pada barang yang telah melalui proses pengecekan dan penghitungan.

C. Setelah melakukan proses stock opname, memberikan data kepada tim input untuk kemudian membandingkan jumlah stock saat proses opname dengan stock yang ada di program.

D. Bagaimana jika ada ketidaksesuaian antara data rawat inap dengan data di program, lakukan pengecekan lagi.

5. Setelah selesai memberikan rekap data stock opname kepada tim accounting untuk disesuaikan dengan sistem.

6. Tim yang melakukan stock opname membuat berita acara untuk melaporkan bahwa proses stock opname telah selesai.

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan di atas, stock opname merupakan kegiatan yang sangat memakan waktu dan membutuhkan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan. Tidak hanya akurasi, di era teknologi digital stock opname akan lebih mudah jika setiap gudang memiliki sistem manajemen gudang yang memadai. Mulai sekarang serahkan saja urusan stock opname Anda ke Gudang2Go. Karena Gudang2Go memiliki layanan yang memadai untuk mengoptimalkan operasional bisnis Anda. Cek informasi lengkapnya di Gudang2Go.