Inbound adalah proses memasukkan barang dari pelanggan ke dalam gudang. Sebelum dimasukkan ke gudang perlu dilakukan pengecekan kualitas dan kuantitas sesuai dengan standar operasional proses inbound. Proses pemeriksaan dilakukan untuk memastikan setiap barang yang diterima dalam kondisi baik. Jika ada kerusakan atau barang yang memerlukan penanganan khusus, maka harus segera dilaporkan kepada pihak terkait. Jadi apa itu SOP? SOP merupakan rangkaian proses yang dibuat dengan tujuan sebagai pedoman untuk mempermudah dan memastikan seluruh kegiatan operasional berjalan dengan lancar.

Salah satu aspek yang perlu diperiksa saat barang pertama kali tiba di gudang adalah kesamaan antara dokumen perjalanan yang dibawa oleh pengemudi dengan data yang dimiliki gudang di sistem. Jika dokumen perjalanan dan data dalam sistem sudah benar, maka proses pemeriksaan dapat dilanjutkan untuk setiap item barang. Namun jika tidak maka gudang wajib melakukan konfirmasi kepada pihak terkait dan berhak untuk tidak melanjutkan proses pemeriksaan.

Meski begitu, tidak jarang ditemukan kondisi di mana dokumen perjalanan tidak sesuai dengan informasi data di sistem terkait jumlah barang. Hal ini biasanya terjadi karena kesalahan perhitungan saat memproses barang ke truk, atau kerusakan barang yang terjadi selama perjalanan distribusi. Meski demikian, pihak yang di gudang wajib melakukan konfirmasi terlebih dahulu. Untuk menghindari permasalahan yang terjadi pada saat proses inbound dan penyimpanan barang di gudang, berikut beberapa Standar Operasional Proses yang perlu diterapkan:

1. Memilih salah satu staf gudang yang ditunjuk sebagai kepala untuk mengatur semua aktivitas dan bertanggung jawab atas aktivitas gudang.

2. Mempersiapkan dan memproses semua permintaan impor barang secara tepat waktu.

3. Saat barang tiba, petugas mengecek dokumen perjalanan dengan data yang ada di sistem.

4. Jika surat jalan sudah sesuai, petugas gudang akan membuka segel kotak untuk dilakukan pengecekan kualitas baik jenis, jumlah, maupun kualitasnya. Lakukan dokumentasi berupa foto atau video sebagai bukti.

5. Jika ada barang yang kondisinya tidak sesuai (ditolak), konfirmasikan ke petugas gudang untuk disampaikan ke customer.

6. Barang yang telah lolos quality control disiapkan untuk proses penyimpanan sesuai dengan lokasi bin masing-masing.

7. Melakukan proses input data penerimaan barang ke sistem.

8. Proses penerimaan barang dicatat dalam kartu stok beserta rincian dokumen pengirimannya. Itulah beberapa poin yang biasanya dilakukan dalam proses penerimaan barang. Setiap gudang memiliki kebijakan dan SOP masing-masing, sehingga poin-poin di atas tidak mutlak. Poin-poin tersebut dapat diubah sesuai dengan kondisi dan keadaan di lapangan.

Itulah beberapa poin yang biasanya dilakukan dalam proses penerimaan barang. Setiap gudang memiliki kebijakan dan SOP masing-masing, sehingga poin-poin di atas tidak mutlak. Poin-poin tersebut dapat diubah sesuai dengan kondisi dan keadaan di lapangan.